Succesmanagement: Doen we wel de juiste dingen? (deel 2/2)

bekijk hier deel 1.

In mijn werk als adviseur zie ik dagelijks hoe hard er in organisaties wordt gewerkt. Toch hoor ik vaak de verzuchting: “We zijn ontzettend druk, maar komen we wel echt vooruit?” Dit raakt de kern van succesmanagement: de cruciale relatie tussen doelen, de activiteiten die we ondernemen en de risico’s die we daarbij lopen.

Bij Succesmanagement.nl hanteren we een heldere structuur die draait om drie centrale elementen:

1. Heldere doelen: Waar willen we naartoe?

2. De juiste activiteiten: Wat doen we om daar te komen?

3. De belangrijkste risico’s: Wat kan ons tegenhouden?

In dit tweede deel van onze serie over succesmanagement zoomen we in op de activiteiten en processen. Want hoe weet u zeker dat uw inspanningen daadwerkelijk bijdragen aan de doelen die u wilt bereiken?

Stap 1: Krijg inzicht in uw activiteiten

Medewerkers voeren talloze activiteiten uit. Maar dragen deze allemaal optimaal bij aan de gewenste resultaten? Of zijn er taken die slechts gedeeltelijk bijdragen of, erger nog, helemaal niet? Om dit te doorgronden, is het essentieel om de bijdrage van elke activiteit te beoordelen.

Een effectieve methode die wij hiervoor gebruiken, is een bijdragematrix. Visualiseer een overzicht met op de ene as uw strategische doelen en op de andere as alle relevante activiteiten. Door simpelweg in te vullen welke activiteit aan welk doel bijdraagt, creëert u direct een helder beeld van de huidige situatie.

Stap 2: Analyseer de kosten-effectiviteit

Nadat u inzicht heeft in wat bijdraagt, is de volgende vraag: tegen welke kosten? Een activiteit kan nuttig zijn, maar als de kosten onevenredig hoog zijn, is het wellicht niet de meest efficiënte keuze.

Hiervoor gebruiken we een doelencanvas. Dit instrument helpt u om op één A4 een compleet overzicht te krijgen van de relevante activiteiten, de bijbehorende kosten en de mate waarin ze bijdragen aan uw doelen. Dit vormt de feitelijke basis om te bepalen waar u kunt optimaliseren.

Hoe kan het beter, slimmer of goedkoper?

Met het inzicht uit de eerste twee stappen bent u klaar om kritisch naar uw activiteiten te kijken. In mijn ervaring zijn er drie fundamentele manieren om verbetering te realiseren.

1. Procesverbetering

De meeste activiteiten zijn onderdeel van een groter proces. De eerste en meest logische stap is dan ook het toepassen van een bewezen methode voor procesverbetering, zoals Lean. Dit dwingt u om verspilling te elimineren en de doorstroming te optimaliseren.

Vaak hoor ik het bezwaar dat het in kaart brengen van processen bureaucratisch aanvoelt of dat er ‘geen tijd’ voor is. Toch is dit een misvatting. Kijk bijvoorbeeld naar de automobielindustrie. Deze sector kan alleen continu betrouwbare kwaliteit, efficiëntie en schaalbaarheid leveren omdat ze werkt vanuit glasheldere, gestandaardiseerde processen. Zonder procesbeschrijvingen is structurele verbetering nagenoeg onmogelijk.

2. Out-of-the-box denken

Soms is het optimaliseren van het bestaande niet genoeg. Dan is creativiteit en ‘out of the box’ denken nodig om een doorbraak te forceren. In de praktijk zie ik dat veel organisaties vastzitten in het denken vanuit budgetten. Het budget wordt dan leidend, waardoor de inhoudelijke doelstelling onder druk komt te staan of zelfs uit het oog wordt verloren. Het budget is echter slechts het kader waarbinnen u effectief moet zijn.

De sleutel ligt in het durven loslaten van bestaande werkwijzen en het redeneren vanuit het doel. Een bekende uitspraak van Einstein illustreert dit perfect: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt.” U moet dus anders durven denken en doen om tot nieuwe, effectievere oplossingen te komen.

3. Toepassing van (nieuwe) technologie

Een derde, krachtige hefboom voor verbetering is de slimme inzet van technologie. Technologie kan activiteiten niet alleen goedkoper maken, maar ook de kwaliteit en schaalbaarheid verhogen.

De eerdergenoemde automotive sector omarmde massaal robots om het productieproces te verbeteren.

Dienstverlenende organisaties kunnen enorme winst boeken door diensten te automatiseren met software.

Nieuwe technologieën zoals het Internet of Things (IoT) en sensoren bieden ongekende mogelijkheden voor slimme oplossingen.

Een cruciale voorwaarde is echter dat uw processen goed in kaart zijn gebracht. Pas als u weet hoe een proces exact werkt, kunt u het succesvol automatiseren of robotiseren. Technologie is een middel, geen doel op zich.

—

Over de auteur:

Drs. Geert Haisma is de drijvende kracht achter Succesmanagement. Tijdens zijn jarenlange werk als bestuurskundige zag hij hoe een integrale kijk op doelen, processen en risico’s leidt tot meer succes. Daarom ontwikkelt hij vooruitstrevende instrumenten die organisaties helpen om effectiever te worden met behulp van data, moderne ICT en AI.