Risicomanagement in de Eerste Lijn: Van Bureaucratische Last naar Strategisch Voordeel

In mijn werk als bestuurskundige en adviseur zie ik vaak dat de verantwoordelijkheid voor risicomanagement op de verkeerde plek in de organisatie ligt. Volgens bekende raamwerken, zoals het ‘Three Lines Model’ van het IIA, hoort het identificeren en beheersen van risico’s primair thuis in de eerste lijn: bij de managers die direct verantwoordelijk zijn voor de operationele processen en het behalen van teamdoelen.

Toch wordt risicomanagement vaak als een taak voor de tweede lijn (zoals een risk- of compliance-afdeling) gezien. Het gevolg? Lijnmanagers ervaren het als een bureaucratische verplichting die weinig toevoegt aan hun dagelijkse werk. Ze zien de meerwaarde niet, simpelweg omdat de relevantie voor hun eigen doelen ontbreekt. Onbekend maakt onbemind.

De sleutel tot een succesvolle implementatie ligt niet in het opleggen van regels, maar in het faciliteren van een leerproces. In mijn ervaring is de cyclus van voordoen, meedoen en zelf doen de meest effectieve manier om managers de kracht van risicomanagement zelf te laten ontdekken.

De Cruciale Link: Koppel Risico’s aan Concrete Doelen

Een veelvoorkomende valkuil is het creëren van lijsten met ‘zwevende’ risico’s. Dit zijn risico’s die niet direct gekoppeld zijn aan een specifiek doel, proces of project. Voor een manager of bestuurder is zo’n lijst van weinig waarde. Zij willen zich focussen op het wegnemen van barrières die het behalen van hun doelstellingen in de weg staan.

Om risicomanagement relevant te maken, is een duidelijke structuur van doelen, processen en eigenaren onmisbaar. Een risico moet altijd een duidelijke ‘context’ hebben. Dit sluit naadloos aan bij methoden zoals OGSM (Objectives, Goals, Strategies, Measures), waarbij alle activiteiten in dienst staan van een hoger doel. Een risico zonder context is als een schip zonder roer; het drijft stuurloos rond en niemand voelt zich er verantwoordelijk voor.

Kwaliteit boven Kwantiteit: De Kracht van Diepgaande Analyse

In veel organisaties wordt van afdelingsmanagers verwacht dat ze periodiek hun risico’s benoemen, maar de feedback hierop is vaak summier. Dit leidt tot oppervlakkige lijstjes die weinig bijdragen aan echte beheersing.

Mijn advies is om te starten met kwaliteit in plaats van kwantiteit. Laat iedere manager één cruciaal risico volledig uitdiepen en geef daar als coach of risicomanager uitgebreide, constructieve feedback op. Met uitdiepen bedoel ik het nauwkeurig ontleden van de risicogebeurtenis: wat zijn de oorzaken en wat zijn de potentiële gevolgen? Pas als je de wortels van het probleem begrijpt, kun je effectieve maatregelen bedenken die het risico daadwerkelijk verkleinen.

Vergelijk het met een bezoek aan de huisarts. Als je met een klacht komt, wil je dat de arts onderzoek doet naar de oorzaak om het juiste medicijn voor te schrijven. Je neemt geen genoegen met een paracetamol die enkel het symptoom bestrijdt.

Een Praktisch Stappenplan voor Implementatie

Om risicomanagement effectief in de eerste lijn te verankeren, hanteren wij bij SuccesManagement.nl een praktisch stappenplan dat managers helpt de kennis en ervaring stapsgewijs op te bouwen.

Stap 1: Leg een Solide Fundament

Dit is de basis voor al het vervolg. Zonder een duidelijke structuur blijft risicomanagement een abstract begrip.

Breng in kaart: De belangrijkste doelen, (primaire en secundaire) processen, projecten en wettelijke verplichtingen (compliance).

Koppel eigenaren: Wijs aan elk van deze onderdelen een duidelijke eigenaar toe. Deze persoon is daarmee ook direct verantwoordelijk voor de bijbehorende risico’s.

Stap 2: Leer door te Doen – De Eerste Risicoanalyse

Hier passen we het principe van ‘voordoen en zelf doen’ toe.

Vraag de eigenaar naar het belangrijkste risico voor zijn of haar doel, proces of project.

Laat de eigenaar de oorzaken en gevolgen expliciet benoemen.

Begeleid de eigenaar bij het inschatten van de kans en de impact (zowel financieel als op het doel).

Vraag naar concrete beheersmaatregelen voor zowel de oorzaken als de gevolgen, en hun verwachte effect.

Laat de eigenaar een inschatting maken van de kosten van deze maatregelen en een afweging maken tussen kosten en effectiviteit.

Stap 3: Geef Constructieve, Individuele Feedback

Beoordeel het uitgewerkte risico en geef gedetailleerde, individuele feedback. Dit is een cruciaal leermoment dat de manager in staat stelt om in de toekomst zelfstandig en met meer vertrouwen risico’s te analyseren.

Stap 4: Bouw het Risicoprofiel Verder Uit

Gewapend met de opgedane ervaring en de ontvangen feedback, kan de manager nu zelfstandig de lijst met strategische en tactische risico’s voor zijn of haar domein aanvullen.

Stap 5: Integreer Risico’s in Managementrapportages

Stop met losse risicorapportages die vaak ongelezen blijven. Integreer de belangrijkste risico’s in de bestaande managementrapportages, direct gekoppeld aan de doelen en processen waar ze betrekking op hebben. Toon de samenhang tussen doelen, activiteiten en risico’s, zodat het een logisch en integraal onderdeel van de sturing wordt.

Stap 6: Leer van Incidenten en Stuur Bij

Monitor welke risico’s zich daadwerkelijk voordoen en wat de werkelijke gevolgen en kosten zijn. Gebruik deze waardevolle data om de risicoanalyse aan te scherpen en maatregelen bij te sturen. Leren van het verleden is essentieel om toekomstige fouten te voorkomen.

Door dit stappenplan te volgen, zullen lijnmanagers ervaren dat risicomanagement geen doel op zich is, maar een krachtig instrument om succesvoller te zijn. Vanuit deze bewustwording en opgedane kennis ontstaat intrinsieke motivatie. En dat is de enige duurzame basis voor een succesvolle implementatie van risicomanagement in de hele organisatie.

—

Over de auteur:

Drs. Geert Haisma is de drijvende kracht achter Succesmanagement. Tijdens zijn jarenlange werk als bestuurskundige zag hij hoe een integrale kijk op doelen, processen en risico’s leidt tot meer succes. Daarom ontwikkelt hij vooruitstrevende instrumenten die organisaties helpen om effectiever te worden met behulp van data, moderne ICT en AI.