Processen
Slimmer werken met AI-gestuurde virtuele organisaties
Succesvolle organisaties begrijpen dat processen de ruggengraat zijn van hun dagelijkse operatie. Procesverbetering is niet alleen slimmer werken, maar vooral slimmer organiseren. Bij Succesmanagement richten wij ons op procesverbetering op basis van data én het inzetten van een virtuele organisatie naast uw bestaande organisatie.
Processen verbeteren
Procesverbetering op basis van data
Onze aanpak begint met het ontsluiten van kennis binnen uw organisatie. We structureren deze informatie in een voor AI geschikte kennisbank, die eenvoudig door medewerkers kan worden geraadpleegd via tekst of spraak. Dit zorgt ervoor dat cruciale kennis altijd snel en gemakkelijk toegankelijk is, beslissingen sneller kunnen worden genomen en nieuwe medewerkers sneller ingewerkt zijn.
Virtuele organisatie: agents & humanoids
Wij breiden uw organisatiecapaciteit uit met een aanvullende virtuele organisatie, bestaande uit:
Humanoids – fysieke robots die repeterende of arbeidsintensieve werkzaamheden uitvoeren, zoals orderpicken, sorteren, inspecteren of schoonmaak- en onderhoudswerkzaamheden.
AI-agents – digitale medewerkers die informatie verwerken, rapportages maken, analyses uitvoeren, klantvragen beantwoorden, contracten opstellen en vele andere kennisintensieve taken uitvoeren.
Aangestuurd door de CEA
Zowel agents als humanoids worden centraal aangestuurd door de CEA (Chief Executive Agent) – een virtuele bestuurder die processen coördineert, taken verdeelt over meerdere agents en zorgt dat mens én machine naadloos samenwerken.
Het schema hiernaast laat zien hoe wij processen slimmer maken.
Deze procesflow maakt direct duidelijk hoe data en technologie samenkomen om processen te optimaliseren en doelstellingen sneller te bereiken.
De voordelen op een rij
- Snelheid – processen worden continu en zonder pauzes uitgevoerd.
- Efficiëntie – taken worden automatisch toegewezen aan de juiste ‘medewerker’.
- Lagere kosten – minder verspilling en hogere productiviteit.
- Doelen sneller bereiken – betere procesprestatie leidt tot snellere realisatie van organisatiedoelen.
- Oplossing voor arbeidsmarktkrapte – virtuele en fysieke ‘medewerkers’ nemen werk over dat lastig te vervullen is, of maken medewerkers vrij voor werkzaamheden die door mensen moeten worden gedaan.
Voorbeeld:
Inschrijvingen voor opleidingen moeten verwerkt worden en in recente tijden is er door mismanagement bij een instelling in het middelbaar beroepsonderwijs een groot aantal leerlingen misgelopen door lange wachttijden. De leerlingen schreven zich vervolgens maar in op plekken die wel hun verwerking van inschrijvingen op orde hadden. Zo is de onderwijsinstelling veel klanten misgelopen. Met de juiste structuur en keuze van activiteiten had de verwerking van deze data veel beter kunnen verlopen.
Voorbeeld:
Een groot internationaal bedrijf dat werktuigen bouwt heeft in de Nederlandse tak de productie van bepaalde verbrandingsmotoren stilgezet omdat de groeimogelijkheden doodliepen met deze aanpak. Na een herorientatie zijn deze werkzaamheden outsourced naar andere landen zodat het bedrijf een aanpak kon hanteren die de winstgevendheid waarborgde. Dit kostte weliswaar banen maar zonder verandering behaalde het bedrijf de doelen simpelweg niet. Soms moet je er een gewaagde creatieve draai geven om te blijven bestaan.
Voorbeeld:
Beter toezicht op Verbonden Partijen. Ieder jaar is het weer touwtrekken met verbonden partijen over rapportages. Als de rapportage komt, kan er vaak niet meer op worden (bij)gestuurd. De informatie komt (te) laat en gaat daarmee over het verleden. Als gemeente wil je graag tijdige en actuele informatie om op te sturen. Denk creatief: Een koppeling met de financiële systemen van de verbonden partij. Als gemeente ben je niet meer afhankelijk van rapporten maar genereer je automatisch eigen rapportages. Alerts waarschuwen de gemeente om tijdig in te grijpen, in plaats van achteraf de problemen oplossen.
Voorbeeld:
Maak zwembadexploitatie positief
Een gemeente komt elk jaar weer tekort bij de exploitatie van het zwembad. Ieder jaar wordt besloten om het tarief te verhogen om het zwembad kostendekkend te maken. Ieder jaar komen er weer minder bezoekers.
Denk creatief: Verlaag de tarieven waardoor meer bezoekers komen. Maak het extra aantrekkelijk voor de jeugd en zorg voor ruime openingstijden.
Out of the box
Onze kennis en ervaring voor bestuurskundig advies en -onderzoek ligt op diverse inhoudelijke beleidsterreinen, grote projecten, strategie, risicomanagement, verbonden partijen, financiën, planning & control, politiek-bestuurlijke moeilijkheden, rekenkameronderzoek, benchmark, etc. Kenmerkend in onze aanpak is dat wij creatieve oplossingen nastreven door anders te denken en te doen, gericht op het resultaat.
“We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”
Je moet dus anders durven denken
Nieuwe inzichten/nieuwe technologie
Data geeft ons steeds meer inzicht. Patronen in data en data uit verschillende systemen combineren leidt tot nieuwe informatie. Dit helpt nieuwe risico’s op een ‘smart’ manier te identificeren of analyseren. Bij voorkeur geautomatiseerd.
Voorbeeld:
Een opkomende werkwijze bij de Nederlandse politie. De predictive policing-projecten gebruiken wiskundige modellen om het risico in te schatten dat door een bepaalde persoon of op een bepaalde locatie strafbare activiteiten worden ondernomen. De politie focust vervolgens extra op de personen of locaties die ingeschat worden als zijnde verhoogd risico. Dit kan ingezet worden om bijvoorbeeld autodiefstal te voorkomen.
De succesmanagement driehoek
Deze driehoek vormt de essentie van het besturen van organisaties. Heldere Doelen geven richting aan de organisatie. Om doelen te bereiken moeten de Juiste Activiteiten worden ondernomen en de Echte Risico’s worden beheerst. Het gaat om het vergroten van de + en het verkleinen van de -. Dat zorgt voor meer succesvolle doelbereiking en minder kosten.