Key Risk Indicatoren (KRI’s): Van Reactief Beheersen naar Proactief Voorspellen

In mijn praktijk zie ik dat risicomanagement voor veel organisaties een vast onderdeel van de bedrijfsvoering is geworden. Risico’s worden geïdentificeerd en beheerst, en ze helpen ons om prioriteiten te stellen in wat echt belangrijk is. Dit noemen we risicogestuurd werken.

Toch merk ik dat veel managers en bestuurders worstelen met een fundamenteel probleem: ze zien risico’s vaak pas als het te laat is. De traditionele risico-inventarisatie is een momentopname, terwijl risico’s dynamisch zijn. De afgelopen jaren is daarom de behoefte gegroeid om risico’s niet alleen te beheersen, maar ze ook daadwerkelijk te zien aankomen.

De sleutel hiertoe ligt in het gebruik van voorspellende indicatoren. Denk bijvoorbeeld aan een casus bij een gemeente waar ik bij betrokken was: als de omzet van de lokale schouwburg achterblijft, neemt het risico toe dat de gemeente aan het einde van het jaar het verlies moet compenseren. Of een ander bekend voorbeeld uit de publieke sector: als de salarisontwikkeling bij de politie significant achterblijft bij de markt, stijgt volgens onderzoek de kans op integriteitsproblemen zoals corruptie.

Dit zijn meetbare signalen die ons waarschuwen dat de kans op een risico toeneemt. We noemen dit Key Risk Indicatoren (KRI’s). Samen met Key Performance Indicatoren (KPI’s) vormen ze een essentieel onderdeel van de strategische driehoek van Succesmanagement, waarmee we proactief sturen op het behalen van doelen.

Hoe bepaal je een effectieve KRI?

Het opstellen van een KRI is geen nattevingerwerk. Het vereist een gestructureerde aanpak. In mijn begeleidingstrajecten hanteren we hiervoor een helder stappenplan.

Stap 1: Definieer het risico helder en specifiek

Alles begint met een duidelijke definitie van het risico waar de KRI iets over moet zeggen. Een risico komt altijd voort uit een bron, zoals mensen, systemen, of interne en externe processen. Om de meest relevante risico’s te identificeren, gebruiken we Kritische Risico Factoren (KRF), zoals tijdigheid, kwaliteit of integriteit.

Stap 2: Stel scherpe criteria voor je KRI

Een indicator is pas een Key Risk Indicator als deze aan strikte kwaliteitseisen voldoet. De belangrijkste criteria die ik altijd adviseer zijn:

Aangetoonde relatie: Er moet een logisch of door onderzoek bewezen verband zijn tussen de indicator en het risico. De link tussen salarisontwikkeling en corruptie is onderzocht. De relatie tussen dalende omzet en een mogelijk verlies is puur logisch.

(Periodiek) meetbaar: De data voor de KRI moet betrouwbaar en met een vaste regelmaat beschikbaar zijn. Denk aan CBS-cijfers over salarisontwikkeling of de maandelijkse omzetcijfers uit de financiële administratie.

Verifieerbaar: De herkomst en juistheid van de data moeten onafhankelijk vastgesteld kunnen worden. Data van een onafhankelijke bron als het CBS of cijfers uit een door een accountant gecontroleerde administratie zijn hier goede voorbeelden van.

Stap 3: Verzamel de data structureel

De volgende stap is het daadwerkelijk verzamelen van de data. De frequentie hangt af van de aard van het risico. Voor de salarisontwikkeling is een jaarlijkse meting vaak voldoende, omdat dit doorgaans maar één keer per jaar wijzigt. Bij een risico gerelateerd aan omzetontwikkeling is het essentieel om maandelijks of per kwartaal de vinger aan de pols te houden. Alleen dan kun je tijdig ingrijpen met aanvullende maatregelen als je een negatieve trend waarneemt.

Stap 4: Monitor de KRI’s in een dashboard

De laatste en cruciale stap is het visualiseren van de KRI’s in een dashboard. Dit stelt je in staat om in één oogopslag de ontwikkeling van je belangrijkste risico’s te zien.

In veel organisaties waar ik kom, vervangen deze objectieve, datagestuurde dashboards deels de traditionele, vaak subjectieve risico-assessments. Het resultaat is een vroegtijdiger en betrouwbaarder inzicht in de risico’s die op de organisatie afkomen.

Natuurlijk is het niet zinvol om voor elk risico een KRI op te stellen. Deze methodiek is primair bedoeld voor de Key Risico’s: de risico’s die een directe en significante impact hebben op het behalen van je strategische doelen. Door KRI’s slim in te zetten, transformeer je risicomanagement van een reactieve plichtpleging naar een proactief en strategisch instrument voor succes.

Over de auteur:

Drs. Geert Haisma is de drijvende kracht achter Succesmanagement. Tijdens zijn jarenlange werk als bestuurskundige zag hij hoe een integrale kijk op doelen, processen en risico’s leidt tot meer succes. Daarom ontwikkelt hij vooruitstrevende instrumenten die organisaties helpen om effectiever te worden met behulp van data, moderne ICT en AI.