Waar Begint Fraude? De Essentiële Balans Tussen Controle en Vertrouwen

Recentelijk bracht de miljoenenfraude bij woningcorporatie Stadgenoten een schokgolf teweeg. Een medewerkster die jarenlang onopgemerkt grote bedragen kon wegsluizen, legde een pijnlijke waarheid bloot: zelfs met interne controlesystemen blijven organisaties kwetsbaar. Het was niet de interne controle of de accountant, maar een externe partij – de bank – die de ongebruikelijke geldstroom signaleerde.

Als professional in risicomanagement zie ik hoe dergelijke incidenten direct leiden tot actie. De telefoons stonden roodgloeiend met vragen van bezorgde CFO’s en controllers die hun eigen organisatie wilden doorlichten op frauderisico’s. De casus Stadgenoten maakt pijnlijk duidelijk dat we verder moeten kijken dan de standaardprocedures.

Vanuit risicomanagement benaderen we fraude vaak met modellen die zich richten op het beheersen van risico’s met ‘hard controls’. Denk aan functiescheiding, het vierogenprincipe en autorisatiematrixen. Maar als deze systemen zo robuust zijn, waarom komt fraude – of in bredere zin, onrechtmatige toe-eigening – dan nog zo vaak voor? De vraag is niet óf onze systemen werken, maar of ze wel het hele verhaal vertellen.

De Psychologie van Onrechtmatige Toe-eigening

Om de kern van het probleem te begrijpen, moeten we dieper graven dan de processen en systemen. Waar begint de neiging tot onrechtmatige toe-eigening? Een persoonlijke ervaring als vader bood mij een ontnuchterend inzicht.

Jaren geleden, toen mijn dochter een jaar of tien was, bekroop mij het gevoel dat er geld uit mijn portemonnee verdween. Voordat ik conclusies trok, besloot ik dit systematisch te onderzoeken. Ik begon op gezette tijden de inhoud van mijn portemonnee te tellen en te noteren wie er toegang had tot de betreffende lade. Na enkele weken was het patroon duidelijk: er verdwenen met regelmaat biljetten van €10, €20 of €50. Uiteindelijk kon ik niet anders dan mijn dochter hiermee confronteren. Tot mijn verrassing bleek uit mijn observaties ook dat er een keer €50 was verdwenen op een moment dat zij onmogelijk de dader kon zijn. De zestienjarige oppas bleek eveneens haar weg te kennen.

Toen ik deze ervaring deelde in mijn omgeving, bleek dit fenomeen wijdverbreid. In veel gezinnen had een kind weleens geld weggenomen. Het lijkt erop dat de neiging om iets onrechtmatig toe te eigenen bij een aanzienlijke groep mensen al op jonge leeftijd aanwezig is. Dit is geen excuus, maar een cruciaal gegeven voor elke organisatie.

Hard en Soft Controls: Een Noodzakelijke Balans

Hoe ga je hiermee om, zowel thuis als in een professionele context? Mijn eerste reactie was een hard control: ik bewaarde mijn portemonnee voortaan op een afgesloten plek. Dit loste het directe probleem op, maar het voelde fundamenteel verkeerd. Ik wilde mijn dochter kunnen vertrouwen.

Daarom investeerde ik in een soft control: het gesprek over vertrouwen. We spraken uitgebreid over wat vertrouwen betekent, niet alleen met betrekking tot geld, maar als de basis van elke menselijke relatie en samenwerking. Deze dialoog was effectiever dan welk slot dan ook. Het vertrouwen werd hersteld en ze begreep de diepere waarde ervan. De combinatie van de herstelde vertrouwensband (soft control) en de verhoogde waakzaamheid (hard control) bleek de sleutel.

In organisaties zien we een sterke focus op hard controls:

• Een aparte inkoopafdeling om spookfacturen te voorkomen.
• Het vierogenprincipe bij het accorderen van betalingen.
• Functieroulatie om te voorkomen dat iemand te veel macht consolideert.

Deze maatregelen zijn essentieel. Ze beperken de gelegenheid voor fraude, een van de drie elementen uit de bekende Fraudekdriehoek (gelegenheid, druk, rationalisatie). Echter, ze doen niets aan de druk die een medewerker kan ervaren of de rationalisatie die hij of zij gebruikt om het gedrag goed te praten.

Van Controle naar een Cultuur van Integriteit

De echte uitdaging ligt in het versterken van de soft controls. Hoe vergroten we het vertrouwen en de integriteit van medewerkers die toegang hebben tot bedrijfsmiddelen? Dit vraagt om een actieve en continue dialoog over normen, waarden en ethische dilemma’s. Door van integriteit een open en bespreekbaar onderwerp te maken, creëer je een omgeving waarin ongewenst gedrag minder snel wortel schiet.

Dit is de proactieve aanpak die verborgen risico’s kan mitigeren – de risico’s die, net als bij Stadgenoten, door de mazen van de harde controles glippen.

De meest effectieve strategie tegen onrechtmatige toe-eigening is dan ook tweeledig. Begin met het bouwen van een fundament van vertrouwen en een integere cultuur. Implementeer daarnaast slimme, robuuste hard controls om de verleiding weg te nemen. We moeten erkennen dat de menselijke neiging om grenzen op te zoeken in velen van ons aanwezig is, vaak gevormd in de jeugd. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om een omgeving te scheppen waar die neiging geen kans krijgt en waar integriteit de norm is.

—

Over de auteur:

Drs. Geert Haisma is de drijvende kracht achter Succesmanagement. Tijdens zijn jarenlange werk als bestuurskundige zag hij hoe een integrale kijk op doelen, processen en risico’s leidt tot meer succes. Daarom ontwikkelt hij vooruitstrevende instrumenten die organisaties helpen om effectiever te worden met behulp van data, moderne ICT en AI.